Pour susciter l’engagement des collaborateurs, votre entreprise a besoin de promouvoir en interne le travail en collaboration au moyen d’outils collaboratifs. Le travail collaboratif est fondé non pas sur le principe classique d’organisation hiérarchique du travail, mais sur une collaboration horizontale entre plusieurs travailleurs. Dans ce cadre, vous avez le choix entre plusieurs outils développés grâce aux nouvelles technologies, qui vous offrent une nouvelle approche du travail d’équipe en entreprise.
Quel est le sens à donner aux outils collaboratifs ?
Un outil collaboratif a pour vocation principale d’aider au partage de documents de travail au sein des ressources humaines d’une entreprise. Ainsi, vos collaborateurs pourront par exemple se réunir et travailler sur un même document grâce à un écran tactile. Les outils collaboratifs vous permettent de gagner non seulement en temps, mais aussi en réduction de coûts de production. Et si vous voulez en savoir, plus, Bloomin est un exemple concret de plateforme qui vous propose un outil concret pour améliorer le bien-être de vos collaborateurs !
Be aware. Top view of pleasant involved colleagues looking at the tablet and working on the project while sitting in the office
Les outils dédiés au travail collaboratif sont utiles pour le manager d’équipe et toute stratégie de coordination des RH en entreprise. Ils sont vitaux pour les organisations en ce qu’ils ont un impact considérable sur la productivité et améliorent positivement la communication interne, le partage de connaissances entre collaborateurs, et les processus de prise de décisions. Par ce biais, les outils collaboratifs aident à créer de bonnes conditions pour le bien être des équipes.
En dehors de l’impact des coutils de travail collaboratif sur le bien-être des salariés, il faut noter que toute entreprise qui y accorde une place importante pourra en faire un levier de réduction des coûts et d’optimisation du temps de travail. Ils offrent la possibilité de travailler en simultané sur une même thématique, un même document ou un même projet, et jouent un rôle important dans la satisfaction des collaborateurs au plan professionnel et dans la fidélisation des salariés.
Il faut ainsi noter le rôle important des outils collaboratifs dans la motivation, les performances salariales et sociales ainsi que la cohésion des groupes de travail en faisant gagner aux collaborateurs plus d’autonomie et de participation aux décisions collectives de l’entreprise. Ils se révèlent d’ailleurs très efficaces en gestion de projet (en savoir plus sur Gataka). Si vous cherchez un moyen de faire participer vos collaborateurs à un travail sans avoir à les réunir, pensez à vous doter de ces outils.
Quels sont les différents types outils collaboratifs ?
Il existe différentes catégories d’outils de travail collaboratif :
- Les outils de partage de fichiers et de stockage : ces outils collaboratifs permettent à vos collaborateurs de consulter et de partager un fichier en ligne. Ils offrent l’avantage de réduire le coût de transfert physique des fichiers au sein d’une entreprise et de supprimer les risques de perte de fichiers importants. Ils proposent ainsi une certaine sécurité en protégeant vos données qui sont cryptées durant les transferts ;
- Les outils d’écriture collaborative : ils offrent de multiples possibilités d’usages, par exemple, l’apprentissage en entreprise, la gestion de projet, la prise de note collective, le travail collectif sur un document, l’écriture littéraire, etc.
- Les outils de brainstorming collectif : cette catégorie d’outils collaboratifs offre de multiples fonctions telles que la possibilité de mobiliser des idées dans le cadre d’un projet, d’un travail collaboratif, d’un texte, etc. Ils permettent aussi de faire travailler un groupe de travailleurs autour de certaines tâches précises ;
- Les outils de gestion de projets : ils permettent de gérer, chacune des étapes d’un projet, de la conception à la phase du suivi-évaluation et facilite les interactions entre les collaborateurs du projet.
En dehors de ces catégories principales d’outils de travail collaboratif, il existe également quelques catégories qui peuvent se révéler utiles. C’est le cas des outils collaboratifs de :
- Gestion d’agendas : ils permettent plusieurs collaborateurs de partager ou d’avoir en commun un même agenda pour une tâche ou un projet, en définissant en aval les autorisations de chacun d’eux pour ajouter ou modifier des événements ;
- Réunions à distance : ce sont pour la plupart des outils de visioconférence ;
- Planification de réunions : utiles pour une direction des RH ou pour un manager d’équipe, ils permettent de planifier des réunions avec un grand nombre de participants sans avoir à se préoccuper de la logistique.