La numérisation est une technique permettant la transformation d’un document papier en un document numérique. Elle permet de gagner en efficacité dans la chaîne de traitement : Gain de productivité, flexibilité optimale, meilleure traçabilité des documents et respect de la confidentialité grâce à la mise en place de mesures spécifiques.
Le processus de la numérisation
La numérisation des documents permet d’améliorer l’organisation interne d’une entreprise en diffusant plus facilement les informations. En effet, les membres du personnel accèdent a.. ux documents utiles dans leur activité quotidienne, dans le respect des droits d’accès qui leur sont accordés.
Ainsi, la numérisation fonctionne en plusieurs temps distincts :
– l’organisation de la numérisation où l’ensemble des documents ciblés sont numérisés.
– l’intégration de ces documents numériques au sein d’un espace de stockage en ligne. La structuration de l’arborescence de l’espace doit être optimale et ergonomique pour faciliter la recherche et l’accès aux documents.
La mise en place d’une sécurité maximale
Le processus de numérisation s’accompagne généralement d’un travail de sécurisation du patrimoine documentaire. La mise en place de filtres et de droits d’accès dans le but de limiter la consultation de certains documents par une partie du personnel. La numérisation ne signifie pas de tout transmettre ni de tout diffuser.
Afin d’assurer une protection supplémentaire, il est indispensable de conserver les documents originaux en format papier. Ces derniers peuvent être demandés lors d’un litige avec un tiers.
Les règles à respecter pour numériser ses documents
Une entreprise peut faire le choix de numériser, avec ses compétences internes, ses documents. Cette mission doit respecter certaines contraintes comme la qualité professionnelle du processus de numérisation.
Les avantages de la numérisation de vos documents
Il existe des prestataires qui fournissent la double prestation en assurant, tout à la fois, la numérisation des documents et le stockage, en entrepôt, des documents papiers. Cette solution globale permet de maximiser la protection des informations.
La conservation de la valeur des documents
La numérisation est un processus complexe encadré par des lois et règlements.
Certaines entreprises disposent de certifications professionnelles et d’outils technologiques permettant d’assurer la meilleure numérisation possible. Par ailleurs, ils peuvent se déplacer directement en entreprise pour numériser les documents en toute confidentialité.
Une meilleure organisation numérique de la structure
La numérisation de certains documents ne doit pas être une finalité et s’accompagne, en règle générale, d’une organisation numérique. Cette organisation, également appelée arborescence documentaire, permet de trier, ranger et disposer les documents de manière optimale.
Ce travail facilite l’accès aux documents et offre une structuration de l’entreprise sur l’espace d’archivage numérique. Elle doit permettre de faire gagner du temps en mettant à disposition des salariés, l’ensemble des documents utiles pour qu’ils puissent réaliser leurs missions.
Une protection sur les archives de l’entreprise
La numérisation peut également permettre de protéger et sécuriser les archives d’une entreprise. Ces dernières sont généralement des documents peu consultés quotidiennement. Néanmoins, leur conservation (en format papier et numérique) est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise.
Présentation de l’entreprise Locarchives
LOCARCHIVES est une entreprise experte dans le domaine de l’archivage et de la mise en place de solutions de numérisation. Nos 6 000 clients nous font, chaque jour, confiance pour assurer sécurité et efficacité dans la gestion de leur patrimoine documentaire. Faites appel à l’équipe LOCARCHIVES pour consolider les documents clés de votre entité.